Aby uzyskać dofinansowanie z programu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego „Ochrona zabytków”, należy złożyć wniosek poprzez Elektroniczne Biuro Obsługi Interesanta (EBOI). Wniosek należy złożyć:
Do 31 marca, jeśli chcemy aby dotacja była udzielona na prace planowane jeszcze w tym roku.
Do 31 marca, aby uzyskać dotację na prace przeprowadzone w ciągu 3 lat poprzedzających złożenie wniosku.
Do 31 października, jeśli chcemy wykonać prace w kolejnym roku.
To nie są sztywne terminy. Należy obserwować ogłoszenia, z uwagi na to, że Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego może ogłosić także dodatkowe terminy składania wniosków. Jeżeli z kolei nasz zabytek uległ uszkodzeniom z przyczyn niezależnych od Nas – czyli w wyniku pożaru, wybuchu, trzęsienia ziemi, nawałnicy, powodzi, katastrofy budowlanej i tym podobnym, wtedy terminy Nas nie obowiązują. W takim wypadku należy złożyć wniosek poza terminami, ale uwaga - maksymalnie w ciągu 6 miesięcy od zdarzenia, aby mógł być rozpatrzony pozytywnie.
Jak wspomniałem wyżej wniosek należy złożyć elektronicznie poprzez EBOI, za pomocą podpisu elektronicznego. Do wniosku należy dołączyć (jako załączniki) od 5 do 15 zdjęć jpg naszej zabytkowej nieruchomości.
We wniosku należy wpisać:
- imię, nazwisko, miejsce zamieszkania i adres składającego wniosek, lub nazwę, siedzibę i adres właściciela zabytkowej nieruchomości, której wniosek dotyczy,
- właściwy miejscowo WKZ u którego ubiegamy się o uzyskanie dotacji,
- prace które planujemy przeprowadzić,
- wysokość kwoty dotacji o którą się staramy,
- harmonogram robót budowlanych,
- oświadczenie, że dysponujemy zasobami rzeczowymi i osobowymi, które zapewnią prawidłość przeprowadzanych prac,
- kosztorys planowanych robót,
Do wniosku należy dołączyć 5 – 15 zdjęć obiektu. Jeśli nie dołączymy zdjęć, to nasz wniosek zostanie odrzucony. Może zdarzyć się, że przez rozmiar pliku nie możemy przesłać zdjęć. W takiej sytuacji należy skontaktować się instytucją i określić inną formę przesłania tychże zdjęć.
Po wykonaniu przez Nas w terminie powyższych czynności, Departament Ochrony Zabytków w Ministerstwie Kultury i Dziedzictwa Narodowego weryfikuje, czy wniosek spełnia warunki formalne. To jest w wymagania wynikające z przepisów prawa , oraz wynikające z regulaminu programu „Ochrona Zabytków” i wytycznych wynikających z zarządzenia Ministra. Jeśli Nasz wniosek zawiera braki formalne, nie oznacza to, że w wyniku tego nie otrzymamy dotacji i musimy czekać cały rok, aby złożyć wniosek ponownie. O brakach zostaniemy poinformowani mailowo na adres, który podaliśmy we wniosku. Na uzupełnienie będziemy mieli 14 dni od otrzymania wiadomości o konieczności uzupełnienia. Dopiero kiedy nie zrobimy tego w ciągu 14 dni, nasz wniosek zostanie odrzucony, a dotacja przepadnie. Uzupełnienia i korekty dokonujemy również elektronicznie, poprzez opcje aktualizacji wniosku który złożyliśmy.
Kiedy wniosek jest złożony w terminie i poprawny formalnie, wtedy Instytucja przystępuje do oceny merytorycznej wniosków. Trwa to maksymalnie 3 miesiące. Niezwłocznie po dokonaniu oceny, publikowana jest o tym informacja. Wnioski są oceniane w trzech elementach, poprzez punktację w skali 0 – 100.
Pierwszym elementem jest wartość merytoryczna – określana na podstawie regulaminu programu „Ochrona Zabytków”.
Drugim elementem jest wartość organizacyjna – określana na podstawie regulaminu programu „Ochrona Zabytków”.
Trzecim jest zgodność ze strategicznymi celami programu „Ochrona Zabytków”. Zgodność z celami ocenia instytucja zarządzająca w uzgodnieniu z Ministrem, na podstawie regulaminu programu.
Jeśli nasz wniosek otrzymał minimum 70 punktów, to otrzymuje rekomendację do dofinansowania prac.
Po zebraniu wszystkich rekomendowanych wniosków, organ ustala proponowane kwoty dotacji. Może zdarzyć się sytuacja, że jest mniej pieniędzy do podziału niż ustalone kwoty dofinansowania. Wtedy oczywiście dotację otrzymają najwyżej punktowane wnioski. Lista wniosków rozpatrzonych pozytywnie i negatywnie, oraz odrzuconych z powodu braków formalnych jest publikowana na stronie ministerstwa.
Po powyższym, otrzymamy informację, że Ministerstwo zarezerwowało dla Nas dotację. Teraz musimy uzupełnić wniosek o kolejne załączniki – określone w regulaminie. Inne załączniki należy złożyć jeśli wnioskowaliśmy o zwrot części poniesionych nakładów, a inne jeśli staramy się o dofinansowanie planowanych prac.
Dla drugiego przypadku są to kolejno: decyzja o wpisie do rejestru zabytków, pozwolenie WKZ na prowadzenie robót budowlanych przy zabytku, pozwolenie na budowę, potwierdzenie posiadania tytułu prawnego do korzystania z nieruchomości, kosztorys ofertowy na wykonanie prac, program prac konserwatorskich, załącznik graficzny z oznaczonym zakresem planowanego przedsięwzięcia, potwierdzenie nr rachunku bankowego, oraz inne wymagane regulaminem.
Dla pierwszego – refundacji części wydatkowanych środków, należy załączyć: decyzja o wpisie do rejestru zabytków, pozwolenie WKZ na prowadzenie robót budowlanych przy zabytku, pozwolenie na budowę, potwierdzenie posiadania tytułu prawnego do korzystania z nieruchomości, kosztorys powykonawczy, program prac konserwatorskich, chronologicznie zestawiony wykaz rachunków i faktur z wyszczególnieniem przedmiotu i wysokości wydatków, oryginały rachunków lub faktur za wykonane prace, oświadczenie Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków, że wykonano wszystkie prace, na które wydano pozwolenie na prowadzenie robót budowlanych przy zabytku, oraz inne wymagane regulaminem.
Po dostarczeniu powyższych dokumentów, Instytucja przedstawi Nam umowę na udzielenie dotacji, a po jej podpisaniu otrzymamy środki finansowe na zaplanowane przez Nas prace.